1. Instellen lay-out aanmaningen en rekeningoverzichten

Ga naar Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie → Tab Documenten

Kies bij “Aanmaning” een van de twee lay-outs. Deze keuze kun je later alsnog aanpassen. Klik op “Wijzigen”.

Je kunt voor alle drie de termijnen PER TAALCODE zowel een AAN (aanmaning) als REK (rekeningoverzicht) tekst opstellen.

Loop door de tabjes Algemeen, Kopgegevens, Koptekst, Voettekst, Afbeeldingen en E-mail en stel de lay-out naar eigen inzicht in. Via de knoppen “Printvoorbeeld” en “E-mail voorbeeld” in de knoppenbalk, kun je een preview bekijken met het (tussentijdse) resultaat.

Als je een PDF met logo/bedrijfsgegevens als briefpapier aan de aanmaning en/of rekeningoverzicht wilt koppelen, vul dan in de tab Algemeen en in de tab E-mail geen Bedrijfsnaam in en vink de optie Bedrijfsgegevens niet aan.

In de tabs Afbeelding en E-mail kun je je briefpapier (als Pdf) aan de aanmaning en/of rekeningoverzicht koppelen. De instellingen in de tab Afbeelding worden gebruikt voor het printen van een aanmaning en/of rekeningoverzicht, de instellingen in de tab E-mail worden gebruikt voor het mailen van een aanmaning en/ of rekeningoverzicht.

Als je de aanmaning en/of rekeningoverzicht wilt mailen, vul dan in de tab E-mail de rubrieken Onderwerp, Afzender e-mail,  BCC mailadres en de Tekst bij e-mail in. Vul bij Afzender en BCC bij voorkeur niet dezelfde e-mail adressen in. De Vaste bijlage kun je bijvoorbeeld gebruiken als je de Algemene Voorwaarden wilt meesturen.

Bij het onderwerp kun je gebruikmaken van 2 variabelen, <DEBITEURNR> en/of <FACTUURNR>.



TAB KOPTEKST:

Hier kun je een vrije tekst intoetsen die dient als openingstekst voor het aanmaning en/of rekeningoverzicht.

Het verdient aanbeveling om bij het rekeningoverzicht in ieder geval in de tekst op te nemen dat het gaat om een overzicht van álle openstaande posten, waarbij de vervallen posten gemarkeerd zijn. 


TAB VOETTEKST:

Hier kun je een vrije tekst intoetsen die dient als de voettekst voor zowel de aanmaning als voor het rekeningoverzicht. Deze tekst wordt geprint na het overzicht van de openstaande posten.


Een voorbeeld van een veelgebruikte voettekst is:
"Indien dit schrijven uw betaling heeft gekruist, kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen." 


Verdere informatie over de lay-out aanmaningen:

Quickguide Onderhoud Documenten - Aanmaningen


2. Instellen van de betalingstermijnen

Ga naar Onderhoud → Algemeen → Dagboeken → Dagboeksoort Verkoop → Tab Subadministratie

Daar stel je in bij welke termijn ( 30>60>90 dagen bijvoorbeeld) je welke tekst wil gebruiken.


3. Instellingen Debiteur

Ga naar Onderhoud → Debiteuren


Verdere informatie over Debiteur instellingen: Quick Guide Onderhoud Debiteuren


4. Versturen van de aanmaningen

Ga naar Rapportage → Debiteuren → Aanmaningen

Vul alle velden naar wens in. Let op de volgende punten:


Verdere informatie over het versturen van aanmaningen: Quickguide versturen aanmaningen


Aandachtspunten

De vervaldatum is bepalend.

Houd er rekening mee dat de factuurdatum voor een aanmaning niet relevant is. Omdat elke debiteur zijn eigen betalingstermijn kan hebben, is de vervaldatum bepalend voor een aanmaning of rekeningoverzicht.


Verschil tussen Rekeningoverzicht en Aanmaning

Een Rekeningoverzicht wordt pas afgedrukt als een debiteur minimaal één vervallen openstaande post heeft. In dat geval worden alle openstaande posten van de betreffende debiteur op het rekeningoverzicht afgedrukt. Ter indicatie wordt bij de vervallen openstaande posten een * afgedrukt.

Voor Aanmaningen dien je zelf een bepaalde termijn (datum-selectie) in te geven. Alle openstaande posten binnen deze termijn worden op de aanmaning afgedrukt. Standaard staat bij de rubriek “Vervaldatum t/m” de datum van vandaag, waardoor alleen vervallen posten op de aanmaning worden afgedrukt. Zet u de “Datum t/m” bijvoorbeeld 10 dagen terug, dan zijn alle posten op de aanmaning minstens 10 dagen of meer vervallen.