Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding Vaste Activa module

De vaste activa module is ontwikkeld met oog op zowel de ondernemer als de boekhouder / accountant. Het biedt een mogelijkheid activa te registreren en fiscaal juist af te schrijven waarbij er voortdurend inzicht aanwezig is in de aanwezige activa. De activa is ontwikkeld om vooral gebruiksgemak te bieden zowel in samenwerking met de boekhouder / accountant als ook in de situatie dat je zelf je activa beheert. 

De activa module werkt met een tussenrekening vaste activa, dit is speciaal ontwikkeld omdat veel ondernemers de activa door hun accountant laten beheren en daardoor dus ook niet beschikken over de activamodule. Vanuit één van de boekingsprogramma's boek je ieder activum waarop je wilt gaan afschrijven naar deze tussenrekening. In de activa module kun je de mutatie vervolgens makkelijk selecteren en een nieuw activum wordt aangemaakt met de omschrijving, datum en de default afschrijvingsinstellingen. 


Op deze pagina:

Onderhoud | Activa | Activa basisgegevens

Leg het dagboek vast waarin je de activa mutaties en afschrijvingen wilt boeken, dit moet een dagboek zijn van het type memoriaal. Gebruik hiervoor bij voorkeur een speciaal activa dagboek die je hiervoor bij Onderhoud | Algemeen| Dagboeken hebt aangemaakt. In dit dagboek zal voor iedere periode een dagboekblad worden aangemaakt waarin de activamutaties en afschrijvingen zullen worden geboekt.

Leg de tussenrekening voor de vaste activa vast. Let op dit is niet de tegenrekening van het dagboek maar een aparte tussenrekening die ieder jaar "op nul" zal lopen indien alle activa's juist worden ingeboekt. Gebruik hiervoor bij voorkeur een nieuwe activa tussenrekening die je hiervoor bij Onderhoud | Grootboek hebt aangemaakt.

Onderhoud | Activa | Activagroepen

Activagroep en instellen grootboekrekeningen

Indien je Onderhoud | Activagroepen voor de eerste keer start worden er automatisch zes activagroepen aangemaakt. Deze zijn gevuld met default de afschrijvingsinstellingen die bij deze groep horen. Iedere groep dient actief gemaakt te worden door er de juiste grootboekrekeningen aan te koppelen. De activagroep code zal automatisch worden gebruikt voor de nummering van de activums. Dus indien voor de activagroep vervoersmiddelen met de activacode AUTO een eerste activum wordt geactiveerd zal deze automatisch AUTO0001 als voorstel krijgen.  

Default afschrijvingsinstellingen

De default afschrijvingsinstellingen worden op basis van een maandadministratie gevuld. Als er een activum is die in drie jaar zal worden afgeschreven zal je dit voor een maand boekhouding kunnen laten staan op 36 perioden. Echter voor een kwartaal boekhouding zal dit moeten worden aangepast naar 12 perioden, voor een jaarboekhouding 3 perioden en voor een 4 wekelijkse boekhouding zal dit 39 perioden moeten zijn. Het percentage afschrijving is puur indicatief en wordt overgenomen bij het aanmaken van een activum. Het beïnvloedt de berekening niet maar wordt wel afgedrukt op het totaal overzicht vaste activa.

Taken | Vaste Activa

Nieuw activum aanmaken en afschrijvingsvoorstel genereren

Indien de ondernemer via het inkoopboek een mutatie op de tussenrekening vaste activa heeft geboekt kun je deze mutatie selecteren in de afschrijvingsstaat. Via nieuw activum start het scherm om een activum te activeren. Selecteer één of meer mutaties, van de eerste mutatie die wordt geselecteerd wordt automatisch de datum en omschrijving overgenomen. Het bedrag is de optelsom van de mutaties, dit kan handig zijn als bijvoorbeeld bij een verbouwing meerdere rekeningen als één activum moeten worden geactiveerd.  

Vervolgens kom je in het scherm activum en kunnen extra gegevens over dit activum worden vastgelegd en eventueel afwijkende afschrijvingsinstellingen worden gehanteerd.

Op basis van deze instellingen wordt er op het tabblad overzicht afschrijvingen een afschrijvingsvoorstel voor de looptijd gegenereerd. De afschrijvingen worden bepaald op datum, dus als je bijvoorbeeld op 11 mei een activum activeert in een maandadministratie, dan zal mei dus ongeveer voor 2/3 van een normale afschrijvingsperiode tellen. De laatste periode in het afschrijvingsvoorstel zal dan ongeveer 1/3 met wat afrondingsverschillen zijn. 

Het veld cum. afschrijving dient alleen gebruikt te worden indien reeds bestaande activa moet worden opgenomen in de activa module. Indien bijvoorbeeld op reeds bestaande inventarisvan twee jaar oud met een aanschafwaarde van 10.000 al 4.000 is afgeschreven dan kan dit als volgt worden ingegeven in de activa module. Via een memoboeking boek je de bestaande aanschafwaarde van 10.000 / Cumulatieve afschrijving van 4.000 tegen en boek je het saldo van 6.000 over naar de tussenrekening vaste activa. Vervolgens maak je een nieuw activaum aan, op tabblad algemeen vul je de originele aanschafdatum in. Op tabblad Afschijving vul je de start van de afschrijving in de activamodule in en geef je als aanschafwaarde 10.000 in en als cumulatieve afschrijving 4.000. De resterende afschrijvingsgrondslag wordt dan keurig over het aantal resterende perioden berekend en de afschrijvingen van het bestaande activum worden vanaf dit moment via de activamodule geboekt.      

Afschrijvingsvoorstel bekijken

Op het tabblad overzicht afschrijvingen kun je het afschrijvingsvoorstel bekijken. Je kunt zolang er geen journaalposten zijn steeds opnieuw het afschrijvingsvoorstel genereren en bekijken. Nadat er afschrijvingen zijn geboekt komen deze ook in het afschrijvingsvoorstel te staan. Op dit moment kun je geen nieuw afschrijvingsvoorstel meer genereren. Je kunt op iedere regel in het afschrijvingsvoorstel klikken om de afschrijvingsgrondslag en de boekwaarde op die datum te bekijken.


Activa scenario's tijdens de looptijd

Op het tabblad overzicht afschrijvingen kun je tevens door het pennetje afschrijvingsregels muteren, extra afschrijvingen invoegen of kleine investeringen tijdens de looptijd toevoegen. Dat laatste is bijvoorbeeld een optie indien je een auto koopt en later een set velgen met winterbanden nog wilt toevoegen aan het activum. Als je op het pennetje voor de regel klikt krijg je een dialooog waarin je een muatie kunt aanbrengen. Het programma laat altijd zien wat de afschrijvingsgrondslag was voor de mutatie, wat die is na de mutatie en wat het nieuwe afschrijvingsbedrag periode vanaf dit punt zal gaan worden.

Een toegevoegde mutatie kan uiteraard ook worden verwijderd door op het penetje voor een toegevoegde mutatie te klikken. Je ziet dat je dan ook de mogelijkheid hebt om de huidige regel te verwijderen.

Activa scenario's einde looptijd (verkoop en buitengebruikstelling)

Via een verkoop / buitengebruikstelling zal een activum op inactief worden gezet. Indien het activum nog een boekwaarde heeft en er wordt verlies gemaakt zal dit automatisch op de ingestelde grootboekrekening worden geboekt. Indien er een boekwinst wordt gemaakt kun je kiezen om dit op de herinvesteringsreserve te boeken of om dit te boeken als boekwinst. Dit onderdeel is nog in ontwikkeling.

Aanmaken boekingen

Door op de knop "aanmaken boekingen" te klikken kun je de journaalposten laten genereren voor een set van activums tot en met de datum van ingave. Journaalposten worden alleen in het boekjaar gegenereerd, in een boekjaar kun je dus alleen een datum opgeven die binnen dat boekjaar ligt. Mocht een gebruiker een door de activa module gegenereerde journaalpost hebben verwijderd dan wordt dit zichtbaar in het overzicht afschrijvingen. Hier staat dan in de kolom geboekt "boek. verw.", dat wil zeggen dat de journaalpost niet is gevonden. Door het vinkje "Opnieuw inboeken verwijderde journaalposten" aan te vinken worden deze journaalposten opnieuw ingeboekt. 

Alle journaalposten van de activa komen per periode op één dagboekblad te staan. Dus indien je een maandadministratie voert zullen er twaalf dagboekbladen worden aangemaakt waarbij alle activa mutaties van één periode op één dagboekblad komen. De omschrijving wordt automatisch gegenereerd en bestaat uit de activacode aangevuld met het type mutatie (aanschaf, afschrijving, extra afschrijving, extra investering, verkoop, buitengebruikstelling) en de omschrijving die de gebruiker heeft toegevoegd aan een afschrijvingsregel. De lengte van de gegenereerde omschrijving wordt afgekapt op 50 posities.  

Vaste activa rapportages

Er zijn vier soorten activa rapportage die onder Rapportage | Activa kunnen worden opgestart. De belangrijkste is de afschrijvingstaat. Hieronder staat een voorbeeld weergegeven:

Reeds bestaande activa omzetten naar de Minox Activa module (handmatige conversie)

Wanneer je in een administratie de activa staat in Excel hebt gemaakt of in een externe activa module dan kun je die bestaande activa eenvoudig omzetten naar de Minox activa module. Via het onderstaande stappenplan kun je bestaande activums in Minox registreren en vervolgens vanaf dat moment afschrijven in Minox.

Voorbeeld:

  • Activum aanschafwaarde 36.000
  • Datum aanschaf en afschrijving 01-03-2017
  • Datum overstap naar Minox online 01-01-2018
  • Reeds afgeschreven op die datum 10.000, dus resterende boekwaarde 26.000

Stappenplan activering in Minox Activa Module:

  1. Boek de balansrekening aanschafwaarde (debet 36.000) en cumulatieve afschrijving (credit 10.000) over naar de tussenrekening activa (boekwaarde debet 26.000)
  2. Ga naar Taken | Activa en klik op nieuw activum. 
    1. Zet op tabblad Algemeen de datum op de originele aanschafdatum van het activum (01-03-2017)
    2. Zet op tabblad Afschrijving de datum start afschrijving op de startdatum van activa in Minox online (in dit voorbeeld 01-01-2018)
    3. Vul op tabblad Afschrijving de originele aanschafwaarde in (36.000) en bij cumulatief afgeschreven (10.000) 
    4. Vul tevens het aantal resterende perioden (in dit voorbeeld 26)
  3. Klik op aanmaken boekingen en de balansrekeningen zijn weer opgeboekt en de afschrijvingen worden vanaf nu door Minox periodiek geboekt.

Er is door de andere opzet van de activamodule geen conversie van vaste activa mogelijk van Minox voor Windows naar Minox Online.  

Aandachtspunten

  • Vaste activa werkt op basis van perioden. Een periode kan 4 weken, een maand, een kwartaal of een jaar zijn. Het afschrijvingsbedrag is gebaseerd op een periode. Je kunt daardoor niet switchen van een maand administratie naar bijvoorbeeld een kwartaaladministratie. Als dit noodzakelijk is dan dienen de afschrijvingen opnieuw te worden berekend voor de nieuwe periode.
  • De activa module werkt boekjaaroverstijgend, de administratie heeft echter een boekjaar. Omdat je in een boekjaar zit kun je alleen activums toevoegen op datums die binnen het boekjaar liggen. Tevens kun je alleen journalposten boeken die binnen het boekjaar liggen.  
  • Omdat vaste activa boekjaaroverstijgend is gebouwd gaat deze niet mee in een backup van een boekjaar. Uiteraard worden de door de vaste activa module gemaakte journaalposten inclusief de relatie naar een activum wel meegenomen in de backup. Mocht er een backup worden terug gezet uit het verleden dan dient handmatig eventuele in die periode nieuw aangemaakte activums te worden verwijderd. Journaalposten die er nu niet meer zijn worden automatisch door de activamodule gedetecteerd en kunnen bij via journaalposten genereren automatisch weer worden ingeboekt door gebruik te maken van het vinkje "Opnieuw inboeken verwijderde journaalposten". Het spreekt voor zich dat de vaste activa module wel gewoon meeloopt in de alle backup procedures die door Minox worden uitgevoerd. 

FAQ

  • AFSCHRIJVINGSPERIODEN: Ik krijg één extra afschrijvingsperiode in het afschrijvingsvoorstel dan ik heb opgegeven, hoe komt dit? ANTWOORD: De activa module werkt op basis van datum. Dus in een kwartaalboekhouding wordt een activum op 1 mei gekocht, dan zal de eerste periode 2/3 van een normale afschrijvingsperiode zijn en de laatste periode 1/3 (plus eventuele afrondingsverschillen). Hierdoor heb je dus één extra afschrijvingsperiode t.o.v. het aantal opgegeven perioden.
  • TUSSENREKENING ACTIVA: Waarom moet ik alle activa mutaties zoals aankopen en verkopen naar de tussenrekening activa boeken. ANTWOORD: Er wordt steeds meer samengewerkt tussen klant en ondernemer. De ondernemer kan vaak de eenvoudige boekingen wel verwerken maar laat vaak de activa mutaties aan de accountant. De ondernemer hoeft alleen te onthouden om alle mutaties boven de 450 euro die waarschijnlijk moeten worden afgeschreven naar deze rekening te boeken. De accountant kan ze vervolgens heel eenvoudig activeren als activum.
  • NIEUW BOEKJAAR: Ik ben al begonnen met een nieuw boekjaar. Kan ik de vaste activa module ook gaan gebruiken in een oud boekjaar en werkt dat goed met opnieuw overnemen beginbalans? Doordat de vaste activa module boekjaar overstijgend werkt is dit geen enkel probleem. 
  • AFRONDINGEN: Op de laatste periode heb ik een negatief bedrag aan afschrijvingen, hoe kan dit? De afschrijvingsmodule werkt met bedragen die worden afgerond op hele euro's. 
  • DIRECT HELE JAAR DOORBOEKEN?: Is het handig om direct het hele jaar aan journaalposten al door te boeken? Het antwoord is Nee. Je kunt dan namelijk niet makkelijk in het jaar een activum buiten gebruik stellen of verkopen omdat de boekingen dan al gemaakt zijn. Het kan overigens wel, je kunt de journaalpost uit het vaste activa dagboek verwijderen, hierna kun je het activum dan wel buiten gebruik stellen.  
  • ACTIEF/INACTIEF: een activum wordt actief op het moment dat de eerste journaalposten zijn doorgeboekt. Zolang er nog geen journaalposten zijn gemaakt kun je het afschrijvingsvoorstel opnieuw genereren met bijvoorbeeld een andere afschrijvingstermijn of grondslag.  
  • AFSCHRIJVEN ONDER WOZ-WAARDE: Vastgoed heeft te maken met bodemwaarden, je mag ook als ondernemer niet onder de WOZ waarde afschrijven. In Minox is er voor dit scenario (nog) geen volledig geautomatiseerde oplossing. Uiteraard is er wel een oplossing die als volgt werkt: Op het moment dat de restwaarde van het vastgoed onder de WOZ waarde komt kun je de bedragen van de afschrijvingen handmatig op nul te zetten in het afschrijvingsvoorstel (klik op het pennetje voor de betreffende afschrijvingsregel). Als de WOZ waarde gaat dalen in bijvoorbeeld een crisis kun je de bedragen weer makkelijk activeren door vanaf die datum het afschrijvingsbedrag weer op het juiste afschrijvingsbedrag te zetten. 
  • 13 PERIODEN AFSCHRIJVEN: Kan ik ook in 13 perioden afschrijven? Ja dit kan en daarvoor moet je administratie staan ingesteld op 13 perioden. Wijzigen kan alleen aan het begin van het boekjaar. Let op dat je niet kunt wisselen van het aantal perioden als je de afschrijvingstaat al gebruikt. Je zult dan al je activa opnieuw moeten inboeken. 

 


Instructievideo: Onderhoud | Vaste Activa
Bekijk een video met uitleg hoe de vaste activa module te activeren.

 

 


Instructievideo: Taken | Vaste Activa
Bekijk een video hoe te werken met de vaste activa module.