Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Met de aanvullende module Minox Incasso kunt u incasso-opdrachten vervaardigen vanuit Minox. Per debiteur kan worden aangegeven of de betalingen via incasso mogen plaatsvinden. De incasso-opdrachten worden in een bestand opgeslagen. Dit bestand dient u in het telebank-programma van uw bank in te lezen om vervolgens daar te verwerken.

Alle gegevens voor het vervaardigen van incasso-opdrachten zijn in uw Minox-administratie aanwezig, zoals debiteurennummer, factuurnummer, factuurbedrag, IBAN, BIC en betalingsconditie. Aan de hand van deze gegevens en de vervaldatum van de openstaande posten doet Minox u een voorstel tot incasso.

Voordat de incasso-opdrachten definitief worden verwerkt, kunt u een incassovoorstel nog wijzigen. Zo kunnen bedragen worden gewijzigd en kunnen posten worden verwijderd of toegevoegd. Nadat alle wijzigingen zijn aangebracht, kunt u het incassovoorstel definitief verwerken. Niet alleen worden dan de incasso-opdrachten klaargezet, ook uw financiële administratie wordt volledig bijgewerkt.

De incasso-opdrachten worden klaargezet in één bestand in het SEPA-formaat.

Doorlopende machtiging

In het geval van een doorlopende machtiging is het vanaf november 2016 niet meer noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen een First (eerste incasso-opdracht van een doorlopende reeks) en een Recurrent (vervolg incasso-opdracht van een doorlopende reeks).
Ook een First- mag als een Recurrent-opdracht worden aangeboden.

Verwerken bestand

De bank heeft tijd nodig om uw bestand te kunnen verwerken. U dient hier rekening mee te houden met het bepalen van de incassodatum.

De termijn voor het insturen van incasso's gaat voor alle incassotypes terug naar één werkdag. In de praktijk kan het echter zijn dat de bank vereist dat u het een dag eerder aanlevert. Dat geldt voor zowel de doorlopende als de eenmalige incasso.

  • Europese Incasso 
Eenmalige machtiging en/of Doorlopende machtiging1 of 2 dagen  *
  • Zakelijke Incasso
Eenmalige machtiging en/of Doorlopende machtiging1 of 2 dagen  *

Het aantal dagen kan per bank verschillen. Raadpleeg hiervoor uw eigen bank.

 

Op deze pagina:

Gerelateerde pagina's

Basisgegevens

Voordat u een eerste incasso-opdracht kunt vervaardigen, dient u de volgende onderdelen in uw administratie te controleren en/of in te voeren:

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie

tab Grootboek

De grootboekrekening Incasso moet zijn ingevuld. Deze (tussen)rekening wordt gebruikt om het saldo van alle incasso-opdrachten tegen te boeken. Zodra de incasso's zijn verwerkt bij de bank, wordt het saldo weer tegengeboekt op deze rekening in het betreffende bankboek. Indien u ook gebruik maakt van het programma Automatische betalingen, mag daarvoor desgewenst dezelfde tussenrekening worden gebruikt. De rekening wordt ook wel "Gelden onderweg" genoemd.

tab Bank

Om een incassobestand te kunnen maken, dient u uw Incassant-ID in te toetsen in de basisgegevens. Een Incassant-ID ontvangt u van uw bank bij het afsluiten van een incassocontract. U incasseert altijd met hetzelfde Incassant-ID, ook als u voor incasso's meerdere rekeningen bij verschillende banken gebruikt.

 Het Incassant-ID bestaat in Nederland uit 19 posities en is als volgt opgebouwd: NL00ZZZ123456780000.
  • NL
:De ISO landencode van het land waar de Incassant ID is uitgegeven (positie 1 en 2). De ISO landencode van een in Nederland uitgegeven Incassant-ID is NL.
  • De ISO landencode van het land waar de Incassant ID is uitgegeven (positie 1 en 2).
    De ISO landencode van een in Nederland uitgegeven Incassant-ID is NL.
:Dit is een voorbeeld van een controlegetal (positie 3 en 4). Het controlegetal bestaat uit twee posities en is voor ieder Incassant-ID anders, net als het controlegetal in het IBAN.
  • ZZZ
:De Creditor Business Code (posities 5, 6 en 7). Deze posities kunt u naar eigen inzicht  invullen en bijvoorbeeld gebruiken om verschillende bedrijfseenheden te identificeren. Deze code is voor uw eigen administratie; de bank controleert hier niet op.
  • 123456780000
:De laatste posities (8 t/m 19) bestaan uit uw inschrijvingsnummer van de Kamer van  Koophandel. Dat zijn acht posities + 0000.

Onderhoud → Algemeen → Betalingscondities

Voor elk incassotype, dient u een aparte betalingsconditie aan te maken. Zie voor een uitgebreidere beschrijving Onderhoud → Algemeen → Betalingscondities.

Type mandaat

Voor de module Incasso, is het noodzakelijk dat u vastlegt wat voor soort mandaat het betreft.

De volgende types zijn mogelijk:

  • Eenmalige machtiging / Europese Incasso
  • Doorlopende machtiging / Europese Incasso
  • Eenmalige machtiging /  Zakelijke incasso
  • Doorlopende machtiging / Zakelijke Incasso

Kredietbeperking/Betalingskorting

Deze velden zijn niet van toepassing bij de module Incasso. Een combinatie van kredietbeperking en/of betalingskorting met een Incasso-betalingsconditie is niet mogelijk.

 

Onderhoud → Debiteuren

tab Financieel

Geef hier de betalingsconditie in die voor de incasso's kan worden gebruikt. Deze betalingsconditie kunt u gebruiken als selectie-criterium bij het maken van een incassovoorstel.

Het is belangrijk om, middels de betalingsconditie, een onderscheid te maken tussen de te incasseren debiteuren en de overige debiteuren.

tab Bank

IBAN

Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, is het (internationaal) bankrekeningnummer.
Het IBAN telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het IBAN bestaat uit een landcode (twee letters), een controlegetal (twee cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.

Het IBAN staat dus voor een individuele bankrekening, in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst. 

BIC 1

De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren.
De BIC van de debiteur kan hier worden ingetoetst. Voor een aantal IBAN kan Minox de BIC automatisch bepalen.

IBAN en BIC zijn van belang indien uw werkt met Minox Automatische betalingen, Verwerking bankmutaties en/of Incasso.

Naam bank

Hier is een vrije omschrijving van de banknaam mogelijk.

Plaats bank

Hier is een vrije omschrijving van de bankplaats mogelijk. Het veld wordt automatisch in hoofdletters opgeslagen.

Incasso blokkeren

Wilt u een debiteur uitsluiten voor incasso, dan kunt u dit opgeven in de rubriek Incasso blokkeren:

Indien bijvoorbeeld de debiteur of de bank aangeeft dat er niet meer geïncasseerd mag worden, dient dit veld te worden aangevinkt.

Er mogen incasso-opdrachten plaatsvinden voor deze debiteur.

Onderhoud → Algemeen → Dagboeken

IBAN en BIC

Controleer of bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC zijn ingevuld. Bij het aanmaken van de definitieve incasso-opdracht kunt u uit deze nummers het IBAN kiezen, waarvan het bedrag afgeschreven moet worden.

Dagboek Automatische Betalingen

Maak een dagboek aan voor de Incasso. Het Soort dagboek moet Memoriaal zijn. De grootboekrekening die aan het dagboek gekoppeld wordt, is een tegenrekening. Dit mag niet dezelfde rekening zijn als de tussenrekening die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.

Een reeds bestaand Memoriaal-dagboek (bijvoorbeeld dat van de Automatische betalingen) voor de Incasso gebruiken, is mogelijk.

Indien voor één debiteur meerdere types van toepassing zijn, dient bij het maken van de factuur de juiste betalingsconditie te worden gekozen.

Mandaten

Onderhoud → Debiteuren → knop Mandaten

Door te kiezen voor Mandaten worden de mandaten van de debiteur geopend. 

 Info over mandaten

Om een incasso te kunnen uitvoeren, moet uw debiteur een machtigingsformulier ondertekenen. Daarmee geeft uw cliënt toestemming aan u en aan zijn bank om een of meerdere incasso’s te laten uitvoeren.

Op het machtigingsformulier voor de Euro-incasso zijn de volgende gegevens verplicht:

  • Het woord SEPA in de titel van de Euro-incassomachtiging.
  • Uw naam, adres, woonplaats en land.
    Het land hoeft alleen te worden vermeld als uw bedrijf in het buitenland gevestigd is.
  • Uw Incassant-ID (zie Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie → tab Bank).
  • Het machtigingskenmerk.
  • Verklaring van het type machtiging met vermelding van de bijbehorende terugboekingstermijn.
  • Naam, adres en woonplaats van de debiteur.
  • IBAN en BIC van de debiteur.
  • Plaats en datum van ondertekening.
  • Handtekening van de debiteur. 

De getekende machtiging legt u vast in het mandaatregister van de debiteur.

Navigatie

Navigeren door de mandaten kan met behulp van de pijltoetsen.

 Klik hier voor meer info over Navigatie in het dagboekblad.

U kunt naar het eerste mandaat door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste mandaat staat.

U kunt naar het vorige mandaat door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste mandaat staat.

Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.

U kunt naar het volgende mandaat door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste mandaat staat.

U kunt naar het laatste mandaat door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste mandaat staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in de mandaten.

KnopOmschrijving

Aanmaken
Een nieuw mandaat maken.

Opslaan
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat
Opslaan en Nieuw record
Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt mandaat. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw mandaat gestart. 

Document inzien
Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van het huidige mandaat met een document aanwezig is. 
Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Word), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht.

Een incassant moet op verzoek van de debiteur of de bank, een kopie van de machtiging kunnen verstrekken.  

Document koppelen
Door te kiezen voor Koppelen document wordt het huidige mandaat aan een document gekoppeld.

Annuleren
Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een record.
Ook het aanmaken van een nieuw record wordt hiermee ongedaan gemaakt.

Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.

Verwijderen record
Een reeds opgeslagen record verwijderen. Het te verwijderen record dient eerst te worden geselecteerd.

Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Debiteurennummer en naam

Het nummer en de naam van de debiteur worden automatisch weergegeven.

Volgnr.

Het volgnummer begint met 1 en wordt bij ieder mandaat automatisch met 1 opgehoogd.
Het is niet mogelijk om zelf het nummer aan te passen.

Het volgnummer wordt gebruikt bij het bepalen van het (standaard) machtigingskenmerk dat wordt afgedrukt op de factuur. Derhalve is het niet raadzaam regels te verwijderen.
Het machtigingskenmerk wordt ook opgenomen in het incassobestand dat naar de bank wordt gezonden. Doordat het debiteurennummer en het volgnummer zijn opgenomen in het machtigingskenmerk is het altijd mogelijk om een incasso terug te vinden in het mandaatregister.

Actief

Actief

Omschrijving
Ja

Standaard wordt bij het aanmaken van een mandaat Ja ingevuld waarmee wordt aangegeven dat het betreffende mandaat actief is. Per Type (EM of DM) kunnen er twee machtigingen actief zijn (één voor Core en één voor B2B).

Nee

Eenmalige machtiging:
Zodra een mandaatregel van een Eenmalige machtiging is geïncasseerd, wordt hier automatisch N(ee) ingevuld. Dit gebeurt zodra het incassobestand is aangemaakt in Taken → Incasso.

Doorlopende machtiging: 
Indien een mandaatregel van een Doorlopende machtiging niet meer van toepassing is, dient u hier zelf N(ee) in te geven.

Type

U selecteert hier een van de volgende typen:

TypeOmschrijving

Eenmalige machtiging

Per soort (Core of B2B) kan één eenmalige machtiging actief zijn.
Eenmalige machtigingen die reeds verwerkt zijn, krijgen automatisch de status Actief = "Nee".

Doorlopende machtiging

Per soort (Core of B2B) kan één doorlopende machtiging actief zijn.
Voor een doorlopende machtiging die niet meer actief is, kunt u zelf de status Actief aanpassen in "Nee".

Soort

U selecteert hier een van de volgende soorten:

SoortOmschrijving

Europese Incasso (Core)

Normale incasso, de zgn. Euro-incasso.
Dit is van toepassing bij zowel particuliere als zakelijke bankrekeningen.

Zakelijke Europese Incasso (B2B)

Zakelijke incasso, de zgn. Bedrijven Euro-incasso.
Dit is alleen toepassing bij zakelijke bankrekeningen (business-to-business).

Datum ondertekening

Elke machtiging moet worden voorzien van een datum van ondertekening.
Standaard staat hier de datum 01-11-2009. Deze datum dient u te gebruiken voor alle bestaande machtigingen.

Voor nieuwe machtigingen toetst u hier de datum in waarop deze zijn ondertekend.

Omschrijving
 Opvragen Kalender.

Met behulp van de kalender kan een andere datum worden geselecteerd.

Omschrijving
Naar het vorige jaar.
Naar de vorige maand.
Naar de datum van vandaag
Naar de volgende maand.
Naar het volgende jaar.
OK
Door te kiezen voor OK kan men de geselecteerde datum overnemen.
Ook door middel van dubbelklik op de juiste dag, wordt de datum overgenomen.  
Annuleren
Klik op Annuleren om de Kalender te sluiten. Er wordt geen datum overgenomen.
Sluiten
Klik op Sluiten om de Kalender te sluiten. Er wordt geen datum overgenomen.

 

 

Plaats ondertekening

U dient hier de plaatsnaam in te toetsen die de debiteur heeft ingevuld op de machtiging bij "Plaats ondertekening".

Standaard staat hier de plaatsnaam zoals die is ingegeven bij het Postadres van de debiteur. Het is mogelijk om deze te wijzigen.

1-ste DM *

Eerste van een Doorlopende Machtiging

JaIn het geval van een Doorlopende Machtiging vult Minox hier bij de eerste doorlopende machtiging J (ja) in.
NeeBij een Eenmalige Machtiging is dit veld niet van toepassing en dus niet te wijzigen. 
Ook bij eventueel nog volgende doorlopende machtigingen is dit veld niet meer van toepassing.

1-ste datum *

Dit veld is alleen van toepassing indien bij "Eerste Doorlopende machtiging" (1-ste DM) Ja is ingevuld. Zodra de eerste doorlopende machtiging is verwerkt door het programma Taken → Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld.

Bij een Eenmalige Machtiging is dit veld niet van toepassing en dus niet te wijzigen. Ook bij eventueel nog volgende doorlopende machtigingen is dit veld niet meer van toepassing.

Datum incasso

Zodra de machtiging is verwerkt door het programma Taken → Incasso, wordt hier de datum van de incasso ingevuld. 

Door diverse redenen is het mogelijk dat na het voltooien in het Minox Incasso, het bestand niet wordt verzonden naar de bank. In dat geval mag de datum door u zelf worden verwijderd of aangepast.

Kenmerk machtiging

Default wordt het kenmerk ten behoeve van de machtiging als volgt opgebouwd: XXXXX-YYYY

Waarbij:
XXXXX = het debiteurennummer
YYYY = het mandaat-volgnummer

Het is mogelijk om het kenmerk aan te passen aan uw eigen wensen. Belangrijk is dat het kenmerk uniek is voor ieder mandaat dat wordt ingetoetst.

Het "Kenmerk machtiging" wordt tevens op de factuur afgedrukt. Op de factuur wordt het machtigingskenmerk voorafgegaan door de Incassant-Id (zoals ingevuld in de tab Bank van Basisgegevens administratie).

Eerste incasso van een doorlopende machtiging
Door de regels die sinds november 2016 van kracht zijn, mag u een incasso ook direct als Recurrent (= vervolgincasso) aanbieden en hoeft u geen gebruik meer te maken van de velden 1-ste DM en 1-ste datum. 

Afdrukken

Mandaten kunnen worden afgedrukt met het programma-onderdeel Afdrukken → Debiteuren → Mandaatregister.

Voorbeeld PDF
Afdrukken → Debiteuren → Mandaatregister

Taken → Incasso

Selectie

Rekeningnr. Van - T/m

De selectie die kan worden ingegeven is afhankelijk van de gekozen Volgorde. De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Debiteurennummer) of op alfabet (Zoeksleutel 1, Zoeksleutel 2 of Zoeksleutel 3) moet worden ingegeven.

Standaard worden geen debiteuren in het voorstel opgenomen die voor incasso zijn geblokkeerd. Zie ook het tabblad Bank in Onderhoud → Debiteuren.

Datum t/m

Afhankelijk van de keuze die is gemaakt bij de Datumselectie, wordt hier de Vervaldatum of de Incassodatum ingetoetst.

Normaliter gebruikt u hier de Incassodatum (uitgaande van een factuur die is gemaakt in Minox). Voor het aanbieden van incasso-opdrachten bij uw bank, is het van groot belang dat u de precieze datum gebruikt die u heeft vermeld op uw pre-notificatie (Minox factuur).

Een aantal dagen voor de gewenste uitvoerdatum (Incassodatum) dient u het programma Taken → Incasso uit te voeren om een bestand aan te kunnen leveren aan uw bank.
U dient hier dus een toekomstige datum in te toetsen. Meestal ligt die datum 1 of 2 dagen verder dan de dag van vandaag.

Het is belangrijk dat u op de hoogte bent van de juiste termijnen en voorwaarden voor het gebruik van Minox Incasso. Raadpleeg hiervoor uw bank.

Betalingsconditie

Wilt u alleen debiteuren met een bepaalde betalingsconditie, dan kunt u dat in deze rubriek Betalingsconditie ingeven.

Met name bij het gebruik van een aparte betalingsconditie per type machtiging, is dit wenselijk.

Er zijn vier mandaattypes mogelijk.

Type mandaat Soort machtiging

Soort incasso

EM/Core:Eenmalige machtigingNormale incasso
DM/Core:Doorlopende machtigingNormale incasso
EM/B2B:Eenmalige machtigingZakelijke incasso
DM/B2B:Doorlopende machtigingZakelijke incasso

De gekozen betalingsconditie bepaalt derhalve de selectie bij Soort en Type.

Bij het aanmaken van een Incassovoorstel wordt de betalingsconditie gehanteerd die is gebruikt bij het maken van de factuur (en het aanmaken van de openstaande post van de debiteur). Wordt later de betalingsconditie van de debiteur gewijzigd in de basisgegevens, dan heeft dat geen effect op de reeds gemaakte post. 
Is het noodzakelijk om achteraf de betalingsconditie van een openstaande post aan te passen, dan is dat mogelijk in de tab Openstaande posten van het programma Opvragen → Debiteuren. 

Volgorde

Er kan worden gekozen voor:

  • Rekeningnummer (= Debiteurennummer)
  • Sleutel 1 (= Naam debiteur)
  • Sleutel 2 (= Plaats debiteur)
  • Sleutel 3 (= "Vrij")

De gekozen volgorde bepaalt of de selectie op nummer (Debiteurennummer) of op alfabet (Zoeksleutel 1, 2 of 3) moet worden ingegeven. Tevens worden in het tabblad Betalingsvoorstel de posten in deze volgorde weergegeven.

Overnemen als betalingskenmerk

Door de volgende rubrieken aan of uit te zetten, kunt u zelf het uiteindelijke betalingskenmerk bepalen:

  • Factuurnummer
  • Omschrijving
  • Debiteurennummer

Afhankelijk van de boekingsmethode die u hanteert zal het factuurnummer van een verkoopfactuur in de rubriek "Factuurnummer" staan of in de rubriek "Omschrijving".

Door ook "Debiteurennummer" aan te vinken bent u dus in staat om de bekende combinatie Debiteurennummer / Factuurnummer als betalingskenmerk te hanteren.

Type en Soort

Per Type en Soort kunt u één bestand aanmaken (zie Betalingsconditienummer). De gekozen betalingsconditie bepaalt direct de selectie van Type en Soort .

Datumselectie

Er kan worden gekozen voor: 
Vervaldatum of Incassodatum

Standaard is de ingetoetste "Datum t/m" een precieze incassodatum. Desgewenst kunt u hier van afwijken en een Vervaldatum gebruiken.

Geblokkeerde posten meenemen in voorstel

In de tab Openstaande posten van Opvragen → Debiteuren is het mogelijk om posten te blokkeren. Door het aanvinken van de optie "Geblokkeerde posten meenemen in voorstel" kunt u aangeven dat u deze geblokkeerde posten wel in het incassovoorstel wenst mee te nemen.

Knoppen:

OK
Door te kiezen voor OK wordt met de huidige selecties het tabblad Voorstel geopend.

Annuleren
Klik op Annuleren om het onderdeel Automatische betalingen af te sluiten.

 

 

Het is mogelijk om betalingen van binnen- en buitenland in één bestand te verwerken.  
Voorwaarde hiervoor is, dat bij zowel de buitenlandse als bij de Nederlandse debiteuren de BIC en IBAN ingevuld is.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het is niet mogelijk om verschillende mandaattypes op te nemen in één incassobestand. 

 

 

 

Voorstel

Nadat in het tabblad Selectie voor OK is gekozen, verschijnt dit tabblad op scherm. Er is dan een incassovoorstel aangemaakt op basis van de ingegeven selectie.

Wanneer reeds een voorstel aanwezig is, volgt de vraag: "Er is reeds een bestaand voorstel. Opnieuw aanmaken?"
Indien voor Nee is gekozen, blijft het oude voorstel bewaard en wordt er geen gebruik gemaakt van de ingegeven (nieuwe) selecties.

Indien de laatste keer dat er gebruik is gemaakt van het programma Incasso, niet is gekozen voor Verwerken maar voor Sluiten, verschijnt direct dit tabblad op scherm met daarin het laatste incassovoorstel.

Modus

In het voorstel is het mogelijk om mutaties in te voeren of te bekijken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de bewerkingsmodus en opvraagmodus.

  • Bewerkingsmodus:
    De bovenste regel in het scherm is de regel waarin u mutaties wijzigt of invoert. 


     
  • Opvraagmodus:
    In de opvraagmodus kunnen de regels van het incassovoorstel worden bekeken. Met behulp van de navigatietoetsen kunt u zich door de mutaties bewegen. U kunt naar de bewerkingsmodus door te kiezen voor Aanmaken.

Navigatie

Navigeren door de regels van het Incassovoorstel kan met behulp van de pijltoetsen.

 Klik hier voor meer info over Navigatie in Automatische betalingen.

U kunt naar de eerste regel van het voorstel door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de eerste regel staat.

U kunt naar de vorige regel door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de eerste regel staat.

De huidige regel in dit geval 83) en het totaal aantal regels (186) worden automatisch weergegeven.

U kunt naar de volgende regel door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de laatste regel staat.

U kunt naar de laatste regel van het voorstel door middel van deze knop.
Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de laatste regel staat.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Knoppen

Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt in het incassovoorstel.

KnopOmschrijving
 

Aanmaken
Er wordt een nieuwe regel aangemaakt.

Openstaande posten die handmatig aan het incassovoorstel worden toegevoegd, worden automatisch opgenomen volgens de gekozen sortering (zie tab Selectie).
Door gebruik te maken van de functietoets <F4> bij Debiteurennr. en/of Factuurnr. kunt u een openstaande post selecteren die nog niet geïncasseerd is.

U kunt ook nieuwe incasso's aan het voorstel toevoegen. Er wordt dan een negatieve openstaande post gecreëerd met het door u ingegeven factuurnummer.

Debiteuren die geblokkeerd zijn kunnen niet aan het voorstel worden toegevoegd (zie tabblad Bank in Onderhoud → Debiteuren).

Opslaan
Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel.
Opslaan en Nieuwe regel
Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart. 

Document inzien
Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van de huidige boekingsregel met een document aanwezig is. 

Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Excel), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht.

Annuleren
Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een regel.
Ook het aanmaken van een nieuwe regel wordt hiermee ongedaan gemaakt.

Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.

Verwijderen regel
Een reeds opgeslagen regel verwijderen. De te verwijderen regel dient eerst te worden geselecteerd.

Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.

Filters
Met behulp van een filter kan worden bepaald welke regels men wenst te zien:

Door het instellen van een filter met bijv. alleen de Ongeldige regels, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden.

 

Afdrukken
Door te kiezen voor Afdrukken, wordt een Voorlopig incassovoorstel afgedrukt.

Er kan worden gekozen voor:

  • Standaard: portrait overzicht (staand)
  • Uitgebreid: landscape overzicht (liggend)
Verwerken
Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het bestand voor de bank.
Automatisch wordt het onderdeel Verwerken opgestart.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Info

Bovenin het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening:

Omschrijving rekeningnr.

Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, treft u hier informatie aan:

  • Debiteur
:Nummer, Naam, Adres en Woonplaats worden getoond.

Memo

Indien in de basisgegevens van de debiteur het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Openstaande post info

  • Factuurnr.
:

Het factuurnummer van de openstaande post.

  • Datum
:

De datum waarmee de openstaande post is ingeboekt.

  • Valuta
:De valutacode van de openstaande post wordt hier vermeld.
  • Bedrag
:

Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).

  • Betaald
:Hier staat het reeds betaalde bedrag van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).
  • Saldo
:Hier staat het saldo van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). Het veld is leeg indien de post in zijn geheel is betaald.
  • Kredietbeperking/
    Betalingskorting
:

Indien van toepassing, wordt weergegeven of er sprake is van Kredietbeperking of Betalingskorting. 

  • Restant
:

Bedrag dat na betaling nog openstaat.

Voorbeeld PDF
Taken → Incasso → Voorlopig incassovoorstel

Bewerkingsmodus: Regel bewerken

In de bewerkingsmodus, wordt een onderscheid gemaakt tussen het wijzigen van een bestaande incasso of het aanmaken van een nieuwe incasso.

Status

Aan het begin van de regel, wordt door middel van (de kleur van) de status informatie gegeven over de incasso.

StatusBeschrijving
Akkoord
Deze incasso kan worden verwerkt.

Ongeldig
Deze incasso kan niet worden verwerkt. De reden hiervan wordt vermeld in de kolom Opmerking.

Geblokkeerd
Deze incasso kan niet worden verwerkt. De post is geblokkeerd. Desgewenst kan men deze blokkade opheffen in de tab Openstaande posten van Opvragen Debiteuren.

Creditnota's
Een creditnota kan niet worden verwerkt.

Creditnota's worden wel in het incassovoorstel meegenomen, zodat u ze eventueel kunt verrekenen. Ze worden nooit in de definitieve incasso-opdracht opgenomen en mogen dus in het incassovoorstel blijven staan.

Na de definitieve verwerking van de incasso-opdracht dient u verrekende creditnota's alsnog in het dagboek Memoriaal af te boeken. Het is dan ook raadzaam om creditnota's vooraf te verrekenen, zodat ze niet meer in het incassovoorstel worden opgenomen.
Indien bij de facturering voor een afwijkende betalingsconditie is gekozen (dus niet die van de incasso), zal de creditnota niet in het voorstel verschijnen.

 

Debiteurennr.

 Omschrijving
 "Nummer"

Bij het aanmaken van een nieuwe incasso, kan hier direct een debiteurennummer worden ingegeven.

Wijzigen in een bestaande regel is niet mogelijk.

 "Zoektekst"

Door niet een nummer, maar een zoektekst in te geven, kan direct worden gezocht in de tabel Debiteuren.
De zoektekst dient u te bevestigen met de functietoets <F4> of door te klikken op .
Dit is alleen mogelijk bij het aanmaken van een nieuwe regel. 

Door gebruik te maken van de icoon Zoeken, wordt eerst een venster weergegeven waarin kan worden aangegeven waarnaar u wenst te zoeken:

ZoekcodeOmschrijvingExtra selectie / optiesZoeken in
DDebiteuren Basisgegevens van Debiteuren
DBDebiteuren op bedragBedrag van - t/mMutaties van Debiteuren
DFDebiteuren op factuurnummer
  • Factuurnummer
  • Nulposten onderdrukken
Openstaande posten van Debiteuren
DODebiteurenop omschrijvingOmschrijvingMutaties van Debiteuren
DSDebiteuren op saldoSaldo van - t/mOpenstaande posten van Debiteuren

 

Naam

De naam zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de debiteur. Aanpassen van de naam is mogelijk.

Factuurnr.

Hier kan direct een factuurnummer worden ingegeven van een openstaande post van een debiteur

Omschrijving

Selecteren van de lijst van openstaande posten van de debiteur.

 In een apart venster worden de openstaande posten van de debiteur getoond.

Nieuwe incasso's:
U kunt ook nieuwe incasso's aan het voorstel toevoegen. Er wordt dan een negatieve openstaande post gecreëerd met het door u ingegeven factuurnummer.

Boekstuknr.

Dit is het boekstuknummer van de openstaande post. Het boekstuknummer kan niet worden aangepast.

Alleen indien in de basisgegevens van het verkoopdagboek het boekstuknummer is vrijgegeven, staat hier een (afwijkend) intern boekstuknummer.
Is dat niet het geval, dan staat hier hetzelfde nummer als in de kolom factuurnummer.

Factuurdatum en Vervaldatum

Deze velden worden automatisch weergegeven en kunnen niet worden aangepast.

Incasso

In deze kolom staat het te incasseren bedrag. Het is mogelijk om hier het bedrag aan te passen. Daardoor ontstaat een deel-incasso. U ziet in dat geval bovenin het scherm in het veld "Restant" het bedrag dat overblijft.

Betalingskenmerk

Het betalingskenmerk is afhankelijk van de gekozen opties in de tab Selectie. Daar kan worden gekozen voor Factuurnr., Omschrijving en/of Betalingskenmerk. Het is mogelijk om hier het betalingskenmerk alsnog aan te passen.

IBAN

Hier staat het IBAN zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de debiteurenkaart. Het is mogelijk om het IBAN hier aan te passen.

BIC

Hier staat de BIC zoals dat is ingevuld in de tab Bank van de debiteurenkaart. Het is mogelijk om de BIC hier aan te passen.

Plaats

De plaats zoals deze is ingevuld in de basisgegevens van de debiteur. Aanpassen van de plaats is mogelijk.

Opmerking

In dit veld staan opmerkingen en/of meldingen met betrekking tot de incasso.

In deze kolom verschijnen belangrijke mededelingen zoals:

MeldingOmschrijving
Creditnota.

Een creditnota kan niet worden verwerkt.

Creditnota's worden wel in het incassovoorstel meegenomen, zodat u ze eventueel kunt verrekenen. Ze worden nooit in de definitieve incasso-opdracht opgenomen en mogen dus in het incassovoorstel blijven staan.

Na de definitieve verwerking van de incasso-opdracht dient u verrekende creditnota's alsnog in het dagboek Memoriaal af te boeken. Het is dan ook raadzaam om creditnota's vooraf te verrekenen, zodat ze niet meer in het incassovoorstel worden opgenomen.
Indien bij de facturering voor een afwijkende betalingsconditie is gekozen (dus niet die van de incasso), zal de creditnota niet in het voorstel verschijnen.

Mandaat is niet ondertekend.In het betreffende mandaat is de datum van ondertekening niet ingevuld.
Mandaat slechts eenmaal geldig.Het mandaat van een eenmalige machtiging kan slechts een maal gebruikt worden.
Geen geldig actief mandaat. 
Geen mandaat aanwezig. 
IBAN / BIC-paar niet compleet.De combinatie van het IBAN en de BIC is niet juist.
De BIC is voor een ander land dan het IBAN.Zowel in de BIC als in het IBAN is een landcode aanwezig. De combinatie van deze twee is niet juist.
Geen geldige IBAN.Het ingetoetste IBAN is niet juist.

Volgorde

De volgorde die is gekozen in het tabblad Selectie (Rekeningnummer of Zoeksleutel 1, 2 of 3) wordt in deze kolom weergegeven. 

:

Verwerken
Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het bestand voor de bank.
Automatisch wordt dan het onderdeel Verwerken opgestart.

Desgewenst kan eerst een Voorlopig incassovoorstel worden afgedrukt.

TIP
De betreffende zoekcode kan ook in de regel worden ingetoetst. Door in de kolom Debiteurennummer bijv. de code DF (gevolgd door de functietoets <F4>) in te toetsen, zal MINOX direct gaan zoeken naar het factuurnummer van een debiteur.

 

 

Verwerken

Incasseren op rekening

Hier kunt u een van de bankrekeningen selecteren die zijn ingegeven in het veld IBAN van het tabblad Kas/Bank van Onderhoud → Algemeen → Dagboeken.

Het veld IBAN dient reeds te zijn ingevuld in de basisgegevens van het betreffende dagboek. Het is niet mogelijk om dat in het programma Automatische betalingen in te toetsen.

Vaste omschrijving

Het programma geeft aan elke incasso-opdracht een betalingskenmerk mee bestaande uit het debiteurennummer en het factuurnummer. Indien u een aanvullende omschrijving aan de incasso's wilt meegeven, dan kunt u in dit veld deze tekst ingeven.

Dagboekcode

Bij de dagboekcode selecteert u het dagboek voor incasso. Heeft u al eerder een voorstel verwerkt, dan staat hier het dagboek al ingevuld. Alleen een dagboekcode met de soort Memoriaal kan worden geselecteerd.

Uitvoeringsdatum

De uitvoeringsdatum geldt voor alle incasso's in het bestand en geeft aan op welke datum de incasso's uitgevoerd moeten worden. Default staat hier de datum die ook in het tabblad Selectie is ingegeven bij het veld "Datum t/m". Indien de datum wordt gewijzigd in een datum die niet overeenstemt met het Periodenummer, vraagt Minox of dit dient te worden aangepast:

Periodenr.

Het periodenummer heeft betrekking op de verwerking van de journaalposten in de financiële administratie. Nadat het incassobestand is aangemaakt, worden alle openstaande posten afgeboekt en tegengeboekt op de rekening Incasso uit de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.

Posten comprimeren

Indien u deze optie aanvinkt, ontvangt u van de bank slechts één regel terug met daarin het afgeschreven bedrag. U ontvangt dan geen specificatie van de verschillende regels.

Overnemen bankrekeningnr.

Wilt u uw relaties ook kunnen informeren van welke bankrekening (in het verleden) is afgeschreven, dan vinkt u deze optie aan. Het bankrekeningnummer wordt dan in de omschrijving van de journaalpost geplaatst.

U vindt deze informatie terug in de tab Mutaties van Opvragen → Debiteuren.

 

Klik Op Annuleren indien u het aanmaken van een incassobestand wenst te annuleren.

Klik op OK om het incassobestand aan te maken.

Het volgende venster verschijnt op uw beeldscherm:

Kies voor "Bestand opslaan" en klik op OK om het betaalbestand met daarin de betaal-opdrachten op te slaan.

Het is afhankelijk van (de versie van) uw webbrowser, waar het incassobestand wordt geplaatst:

  • Google Chrome: Het bestand wordt in de map Downloads van uw PC geplaatst.
  • Internet Explorer: Nadat het bestand is aangemaakt, wordt u de gelegenheid geboden om het bestand op te slaan. Indien wordt gekozen voor Opslaan als, is het mogelijk om een locatie aan te geven.
  • Mozilla Firefox: Het bestand wordt in de map Downloads van uw PC geplaatst.
  • Apple Safari: Het bestand wordt in de map Downloads van uw PC geplaatst. 
Bij sommige banken is het verplicht om een vaste omschrijving mee te geven aan de incasso-opdrachten.

Afdrukken Incassostaat

Nadat is gekozen voor OK kan op de Definitieve Incassostaat worden bekeken welke incasso's in het incassobestand zijn opgenomen.

Verwerking

De openstaande posten worden door Minox automatisch afgeboekt en vervolgens tegengeboekt op de rekening Incasso die is opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.

Bij iedere openstaande post wordt het veld Incassodatum gevuld. Dit kunt u raadplegen in de tab Openstaande posten van Opvragen → Debiteuren.

Onderhoud Mandaten

Nadat het incassobestand is aangemaakt, worden er automatisch wijzigingen gedaan in het mandaatregister.

Eenmalige machtiging:
Zodra een mandaat van een Eenmalige machtiging is geïncasseerd, wordt automatisch in het mandaat N(ee) ingevuld bij het veld Actief. 

Doorlopende machtiging: 
Indien een mandaatregel van een Doorlopende machtiging niet meer van toepassing is, dient u zelf bij het veld Actief N(ee) in te geven.

Storneringen: 
Een stornering (storno of stornoboeking) of terugboeking is het terugdraaien van een automatische incasso.
Indien uw debiteur een incasso heeft laten storneren door de bank, kunt u de incasso opnieuw aanbieden.

Bij een eenmalige machtiging, dient u een nieuwe regel aan te maken in Onderhoud → Debiteuren → Mandaten.

Bij de eerste doorlopende machtiging, kunt u -afhankelijk van de reden(*) van stornering-de volgende velden van het bestaande mandaat aanpassen:

  • Eerste Doorlopende Machtiging
  • Eerste datum
  • Datum incasso

In beide gevallen dient u zorg te dragen voor een (nieuwe) pre-notificatie.

(*) Raadpleeg hiervoor uw bank.

Voorbeeld PDF
Taken → Incasso → Definitieve Incassostaat