Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

1. Activeer Scan & Herken.

  1. Ga naar Onderhoud  Algemeen  Basisgegevens administratie  Tab Algemeen. Vul onder rubriek “Overigen” je e-mailadres in en onder rubriek “KvK-gegevens” het KvK-nummer.

  2. Ga naar Onderhoud  Algemeen  Scan & Herken / UBL. Hier staat de KvK-nummer E-mailbox. Deze E-mailbox kan gebruikt worden om documenten naar je administratie te sturen. De E-mailbox staat nu op inactief.



    Wil je de E-mailbox activeren, klik dan op de pulldown knop en kies voor Premium herkenning. Wil je gebruik maken van Realtime Scan & Herken, zet onderin de pagina bij “Realtime Scan & Herken activeren” een vink. Nu verschijnt ook de optie “Realtime herkenning”.



    Kies je voor zogenaamde Premium Scan & Herken, dan verschijnt na het informatievenster (inzake prijs en service) de zogenaamde whitelist. Alleen e-mailadressen die op de whitelist staan, zijn gemachtigd om documenten rechtstreeks naar de administratie te sturen. Achteraf e-mailadressen toevoegen aan de whitelist kan door te klikken op de knop .

    Realtime Scan & Herken maakt geen gebruik van een whitelist.

     Klik hier voor meer informatie en verschillen tussen Premium en Realtime herkenning.

  3. De KvK-nummer E-mailbox wordt standaard gebruikt voor inkoopdocumenten. Gebruik voor het insturen van verkoopdocumenten een extra mailbox. Het is mogelijk om ook voor de inkoopdocumenten een extra mailbox aan te maken.





     Klik hier voor uitgebreide informatie over deze instellingen.



2. Mail of upload je document.

  1. Inkoop- en verkoopdocumenten kan je mailen naar je KvK-nummer e-mailadres of naar je zelf aangemaakte e-mailbox. Wordt het document geaccepteerd dan gaat deze automatisch het herkenningsproces in.

    Scan & Herken accepteert alleen documenten van een bepaald formaat.

     Klik hier voor meer informatie.

    Gebruik bij inkoopdocumenten het inkoop-mailadres en bij verkoopdocumenten het verkoop-mailadres. Het is mogelijk om in één mail meerdere inkoop- of verkoopdocumenten te mailen. Het maximale aantal documenten hangt af van het maximaal aantal MB’s. Het maximaal aantal MB’s verschilt per e-mailprogramma.

    Let op! Iedere document dient als aparte bijlage te worden ingestuurd.

  2. Documenten kan je ook uploaden via Taken → Scan & Herken. Maak van je document een foto (PNG-, BMP-, JPG- of JPEG-formaat) of scan je document in via de scanner (PDF-formaat). Handmatig uploaden kan op twee verschillende manieren:

    Via de knop “Inlezen Bulk”Wel of geen herkenning*
    Via de knop “Inlezen UBL en/of PDF

    Geen herkenning, mits UBL (Universal Business Language)

  3. Inlezen Bulk
    Klik op de knop  → bestanden selecteren. Selecteer het document op de pc → klik op “Versturen”. Nu opent de Bulkscan pagina. Hier heb je de keus om “Gebruik Scan & Herken service” aan te vinken.

    * Let op! Aanvinken van de Scan & Herken service zorgt ervoor dat herkenning wordt toegepast. Als dit niet is aangevinkt dan wordt geen herkenning toegepast en worden er geen kosten doorbelast.

     Klik hier voor uitgebreide informatie over Bulkscan.

  4. Inlezen UBL en/of PDF.
    Klik op de knop  → bestanden selecteren → Selecteer document(en) op de pc → klik op “Versturen”.

  5. Het ingestuurde of geüploade document komt in het Scan & Herken voorstel terecht.



3. Document verwerken.

  1. Ga naar Taken > Scan & Herken. Je komt direct in het Scan & Herken voorstel. Het Scan & Herken voorstel staat automatisch op de inkoopzijde. Hier staan alle inkoopdocumenten.
    De inkoopzijde is te herkennen aan de knop  en de knop .
    De verkoopzijde is te herkennen aan de knop  en de knop .

    Om je verkoopdocumenten te kunnen zien klik op de knop “Inkoop”. Nu is de knop gewijzigd naar “Verkoop” en de knop “Crediteuren” is gewijzigd naar “Debiteuren”. Nu zit je in de verkoopzijde van Scan & herken.

    Houd er rekening mee dat de factuurdatum bepaalt in welk boekjaar een factuur binnenkomt. De datum bepaalt ook de periode. Is het boekjaar nog niet aanwezig? Dan komt de factuur in het meest recente boekjaar terecht. Het boekjaar of periode kan worden gewijzigd. Klik op het periodenummer onder de kolom “periodenr.”

  2. Als Scan & Herken het document volledig herkent dan heeft het document de status .
    Heeft het document een andere status dan dient de journaalpost aangevuld of gewijzigd te worden. In de tab Details kun je de voorgestelde journaalpost aanvullen of wijzigen.

  3. Als alle documenten in het Scan & Herken voorstel op status “Bevestigd” staan, dan kan het voorstel definitief verwerkt worden via de knop .

 

Let op! Als je niet alle documenten wil verwerken die in het Scan & Herken voorstel staan, dan kan je de status van die documenten wijzigen naar “Geblokkeerd”. Wijzig de status van het document in de tab Details.


4. E-mailhistorie.

Heb je een documenten gemaild of geüpload via de bulkscan (met “Scan & Herken service” aangevinkt), maar het document staat niet in het Scan & Herken voorstel, kijk dan in de e-mailhistorie. De e-mailhistorie geeft aan of het document is afgekeurd, nog in behandeling is of is geaccepteerd.

  1. Ga naar Opvragen → E-mailhistorie. Je komt direct in de inbox van de e-mailhistorie. Hier staan alle ingestuurde e-mails. Je kan zien of een e-mail is geaccepteerd (groene vink) of is afgekeurd (rood kruis). Mocht een e-mail zijn afgekeurd dan wordt in de kolom “Status” een indicatie gegeven waarom een e-mail is afgekeurd.

  2. Afhankelijk van welke Scan & Herken variant gebruik wordt gemaakt staat onder de kolom Premium OCR (optical character recognition) of Realtime OCR het aantal ingestuurde documenten. De kleur van het getal duidt aan of het document is geaccepteerd (groen), in behandeling is (oranje) of is afgekeurd (rood).


    Klik op de regel en zie onderaan de pagina de details van OCR. Documenten hebben onder de kolom “Geaccepteerd” een van de drie symbolen hebben:

    Groene vink

    Geaccepteerd  

    Oranje symbool

    In behandeling

    Rood kruis

    Afgekeurd



    Uiteraard kan je ook naar het tabblad OCR. Klik op het tabblad OCR.  Hier staan alle documenten gelogd voordat ze in het Scan & Herken voorstel staan.