Page tree

Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

 

Met Scan & Herken is het mogelijk om gescande inkoopdocumenten snel en eenvoudig in uw administratie te verwerken. 

  1. Activeer Scan & Herken

  2. Scan en mail jeinkoopdocument naar [uw K.v.K-nummer]@minoxscan.nl

  3. Ontvang en verwerk je inkoopdocument in het Scan & Herken voorstel, te vinden onder het menu Taken

Zowel inkoopfacturen als verkoopfacturen kunnen worden verwerkt met Scan & Herken. Indien u Scan & Herken opstart, begint Minox met modus Inkoop.

Image Removed

Scan & Herken voor Inkoopfacturen. De Knop Image Removed is beschikbaar om crediteuren aan te maken.

Image Removed

Scan & Herken voor Verkoopfacturen. De Knop Image Removedis beschikbaar om debiteuren aan te maken.

Image Removed  Meer weten over de andere knoppen in de knoppenbalk van Scan & Herken? Klik hier  voor meer informatie over Scan & Herken.


Panel
borderColor#f1f4fb
bgColor#f1f4fb
titleColor#000000
titleGerelateerde pagina's

Content by Label
showLabelsfalse
max3
showSpacefalse
sorttitle
cqllabel = "scanherken"


Widget Connector
width400
urlhttps://www.youtube.com/watch?v=VnQxv1ZFStg&feature=youtu.be
height222
HideElements
commentstrue
breadcrumbtrue
childpagestrue
likestrue

1. Activeer Scan & Herken

Om gebruik te kunnen maken van Scan & Herken dien je de administratie eerst aan te melden:

Ga naar Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie.
Vul je emailadres en KvK-nummer in en sla de wijzigingen op.
Ga naar Onderhoud → Algemeen →

.

  1. Ga naar Onderhoud  Algemeen  Basisgegevens administratie  Tab Algemeen. Vul onder rubriek “Overigen” je e-mailadres in en onder rubriek “KvK-gegevens” het KvK-nummer.

  2. Ga naar Onderhoud  Algemeen  Scan & Herken / UBL.


Maak een keuze voor Premium of Realtime Scan & Herken en maak e-mailadressen aan.
Klik hier voor uitgebreide informatie over deze instellingen.
Expand
titleExtra instellingen en basisgegevens

Taken → Scan & Herken / UBL

Ga naar Taken → Scan & Herken en klik op deze icoon:
Image Removed

O.a. de volgende instellingen kunnen worden gemaakt:
  • Intern factuurnummer of extern factuurnummer
  • Automatisch aanmaken crediteur / debiteur
    (Let op: bij het inkoopdagboek, resp. verkoopdagboek moet "Automatisch toekennen" aangevinkt zijn, om een nummer te kunnen genereren)
(aanbevolen)
  • Dagboekbladen aanvullen op basis van periode
(aanbevolen)
  • Overnemen KvK-nummer
  • Tegenrekening aanvullen voor crediteur / debiteur

Onderhoud → Crediteuren / Debiteuren

Met name de volgende velden zijn van belang voor Scan & Herken:

  • Naam *

Gebruik de volgende icoon om een crediteur / debiteur op te zoeken in de KvK-database en automatisch de NAW-gegevens en KvK-nr. in te lezen:
Image Removed

  • BTW ja / nee
  • Voorstel tegenrekening *
  • Betalingsconditienr.
  • KvK-nr. *
* Deze velden kunnen desgewenst automatisch worden gevuld bij het verwerken van inkoopfacturen.

Image Removed

 2. Scan en mail je document 

Van het document maak je met je mobiel een foto (PNG- of JPEG-formaat) of met uw scanner een PDF-bestand.

Inkoop:
Indien je het document per mail van je leverancier hebt ontvangen, kan dat email-bericht direct worden doorgestuurd naar je inkoop-mailadres van minoxscan.nl.
  • Verkoop:
    Indien je het document wenst te mailen, kan dat email-bericht direct worden doorgestuurd naar je verkoop-mailadres van minoxscan.nl.
  • Image Removed
    1. Hier staat de KvK-nummer E-mailbox. Deze E-mailbox kan gebruikt worden om documenten naar je administratie te sturen. De E-mailbox staat nu op inactief.

      Image Added

      Wil je de E-mailbox activeren, klik dan op de pulldown knop en kies voor Premium herkenning. Wil je gebruik maken van Realtime Scan & Herken, zet onderin de pagina bij “Realtime Scan & Herken activeren” een vink. Nu verschijnt ook de optie “Realtime herkenning”.

      Image Added

      Kies je voor zogenaamde Premium Scan & Herken, dan verschijnt na het informatievenster (inzake prijs en service) de zogenaamde whitelist. Alleen e-mailadressen die op de whitelist staan, zijn gemachtigd om documenten rechtstreeks naar de administratie te sturen. Achteraf e-mailadressen toevoegen aan de whitelist kan door te klikken op de knop Image Added.

      Realtime Scan & Herken maakt geen gebruik van een whitelist.

      Image Added Klik hier voor meer informatie en verschillen tussen Premium en Realtime herkenning.

    2. De KvK-nummer E-mailbox wordt standaard gebruikt voor inkoopdocumenten. Gebruik voor het insturen van verkoopdocumenten een extra mailbox. Het is mogelijk om ook voor de inkoopdocumenten een extra mailbox aan te maken.

      Image Added

      Image Added

      Image Added Klik hier voor uitgebreide informatie over deze instellingen.



    Image Added

    2. Mail of upload je document.

    1. Inkoop- en verkoopdocumenten kan je mailen naar je KvK-nummer e-mailadres of naar je zelf aangemaakte e-mailbox. Wordt het document geaccepteerd dan gaat deze automatisch het herkenningsproces in.

      Scan & Herken accepteert alleen documenten van een bepaald formaat.

      Image Added Klik hier voor meer informatie.

      Gebruik bij inkoopdocumenten het inkoop-mailadres en bij verkoopdocumenten het verkoop-mailadres. Het is mogelijk om in één mail meerdere inkoop- of
    verkoopfacturen te verzenden naar je minoxscan-emailadres
    1. verkoopdocumenten te mailen. Het maximale aantal documenten hangt af van
    je eigen

    PDF

    Indien je je facturen scant en opslaat als PDF-bestand, kun je deze als bijlage mailen.

    JPG / JPEG / PNG / BMP

    Een foto van je facturen, bijvoorbeeld gemaakt met jemobiel, kan worden verzonden. Alle grafische formaten worden ondersteund. 

    UBL
    (+ bijbehorende PDF)

    Een UBL kan/mag worden gemaild, maar kan ook direct in Minox worden ingelezen met de knop "inlezen UBL". De bijhorende PDF dient dezelfde bestandsnaam te hebben (alleen de extensie is anders).

    Indien je een mail ontvangt van uw leverancier met in de bijlage de inkoopfactuur (in een van de genoemde formaten), dan kun je deze mail - zonder begeleidende tekst - doorsturen naar je minoxscan-mailadres.

    Indien het een verkoopfactuur betreft, kun je het verkoop-mailadres van minoxscan.nl gebruiken. Bij gebruik van een extern factureringsprogramma kun je dat e-mailadres in de BCC zetten.

    De documenten worden vervolgens vertaald naar een elektronisch leesbaar bestand, een zogeheten UBL (Universal Business Language). De UBL is zowel in Nederland als in België een standaard voor elektronische bedrijfsvoering. Het document wordt ook in dit formaat in Minox geladen
    1. het maximaal aantal MB’s. Het maximaal aantal MB’s verschilt per e-mailprogramma.
    Expand
    titleWat mag je inzenden?

    Een factuur kan in de volgende formaten worden aangeleverd:


    1. Let op! Iedere document dient als aparte bijlage te worden ingestuurd.

    2. Documenten kan je ook uploaden via Taken → Scan & Herken. Maak van je document een foto (PNG-, BMP-, JPG- of JPEG-formaat) of scan je document in via de scanner (PDF-formaat). Handmatig uploaden kan op twee verschillende manieren:

      Via de knop “Inlezen Bulk”Wel of geen herkenning*
      Via de knop “Inlezen UBL en/of PDF

      Geen herkenning, mits UBL (Universal Business Language)

    3. Inlezen Bulk
      Klik op de knop  Image Added→ bestanden selecteren. Selecteer het document op de pc → klik op “Versturen”. Nu opent de Bulkscan pagina. Hier heb je de keus om “Gebruik Scan & Herken service” aan te vinken.

      * Image AddedLet op! Aanvinken van de Scan & Herken service zorgt ervoor dat herkenning wordt toegepast. Als dit niet is aangevinkt dan wordt geen herkenning toegepast en worden er geen kosten doorbelast.

      Image Added
       Klik hier voor uitgebreide informatie over Bulkscan.

    4. Inlezen UBL en/of PDF.
      Klik op de knop  Image Added→ bestanden selecteren → Selecteer document(en) op de pc → klik op “Versturen”.

    5. Het ingestuurde of geüploade document komt in het Scan & Herken voorstel terecht.



    HideElements
    commentstrue
    breadcrumbtrue
    childpagestrue
    likestrue

     

    3.

    Ontvang en verwerk je document in MinoxIngezonden documenten komen automatisch

    Document verwerken.

    1. Ga naar Taken > Scan & Herken. Je komt direct in het Scan & Herken
    -
    1. voorstel.
    Dit onderdeel is te vinden onder het programma Taken. Houd
    1. Het Scan & Herken voorstel staat automatisch op de inkoopzijde. Hier staan alle inkoopdocumenten.
      De inkoopzijde is te herkennen aan de knop Image Added en de knop Image Added.
      De verkoopzijde is te herkennen aan de knop Image Added en de knop Image Added.

      Om je verkoopdocumenten te kunnen zien klik op de knop “Inkoop”. Nu is de knop gewijzigd naar “Verkoop” en de knop “Crediteuren” is gewijzigd naar “Debiteuren”. Nu zit je in de verkoopzijde van Scan & herken.

      Houd er rekening mee dat de factuurdatum bepaalt in welk boekjaar een factuur binnenkomt. De datum bepaalt ook de periode.
    Door dubbelklik met de muis, kan eventueel het jaar en het periodenummer worden aangepast.
    1. Is het boekjaar nog niet aanwezig? Dan komt de factuur in het meest recente boekjaar terecht.

    Via het KvK-nummer, gegeven in de UBL, wordt de crediteur of debiteur gezocht.
    Wanneer de crediteur of debiteur een voorstel tegenrekening heeft, dan wordt de complete journaalpost aangemaakt. Hierbij worden bedragen uitgesplitst naar de BTW-code; BTW hoog, laag of nul.

    1. Het boekjaar of periode kan worden gewijzigd. Klik op het periodenummer onder de kolom “periodenr.”

    2. Als Scan & Herken het document volledig herkent dan heeft het document de status Image Added.
      Heeft het document een andere status dan dient de journaalpost aangevuld of gewijzigd te worden. In de tab Details kun je de voorgestelde journaalpost aanvullen of wijzigen.
    Daarna kun je de factuur definitief verwerken.

    Kwaliteit herkenning van facturen en bonnen

    Minox maakt voor de herkenning van bonnetjes, inkoop- en verkoopfacturen gebruik van services van partners. Herkenning is een complex proces waarbij zaken die voor het menselijk brein logisch zijn voor een computer toch lastig blijken. Onze partners willen graag de kwaliteit van de dienstverlening verhogen en kunnen dat mede dankzij jouw feedback realiseren. Je kan dat doen via onze website of stuur ons rechtstreeks een e-mail met de betreffende facturen als bijlage. Vermeld wat er niet goed herkend wordt en of het om een inkoop- of verkoopfactuur gaat en of die via Realtime of Premium Scan & Herken is ingestuurd. 

    Image Removed  Klik hier voor meer informatie over Scan & Herken.



    1. Als alle documenten in het Scan & Herken voorstel op status “Bevestigd” staan, dan kan het voorstel definitief verwerkt worden via de knop Image Added.

     

    Image AddedLet op! Als je niet alle documenten wil verwerken die in het Scan & Herken voorstel staan, dan kan je de status van die documenten wijzigen naar “Geblokkeerd”. Wijzig de status van het document in de tab Details.


    4. E-mailhistorie.

    Heb je een documenten gemaild of geüpload via de bulkscan (met “Scan & Herken service” aangevinkt), maar het document staat niet in het Scan & Herken voorstel, kijk dan in de e-mailhistorie. De e-mailhistorie geeft aan of het document is afgekeurd, nog in behandeling is of is geaccepteerd.

    1. Ga naar Opvragen → E-mailhistorie. Je komt direct in de inbox van de e-mailhistorie. Hier staan alle ingestuurde e-mails. Je kan zien of een e-mail is geaccepteerd (groene vink) of is afgekeurd (rood kruis). Mocht een e-mail zijn afgekeurd dan wordt in de kolom “Status” een indicatie gegeven waarom een e-mail is afgekeurd.

    2. Afhankelijk van welke Scan & Herken variant gebruik wordt gemaakt staat onder de kolom Premium OCR (optical character recognition) of Realtime OCR het aantal ingestuurde documenten. De kleur van het getal duidt aan of het document is geaccepteerd (groen), in behandeling is (oranje) of is afgekeurd (rood).

      Image Added

      Klik op de regel en zie onderaan de pagina de details van OCR. Documenten hebben onder de kolom “Geaccepteerd” een van de drie symbolen hebben:

      Groene vink

      Image Added

      Geaccepteerd  

      Oranje symbool

      Image Added

      In behandeling

      Rood kruis

      Image Added

      Afgekeurd

      Image Added

      Uiteraard kan je ook naar het tabblad OCR. Klik op het tabblad OCR.  Hier staan alle documenten gelogd voordat ze in het Scan & Herken voorstel staan.

      Image Added