Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


U heeft van ons de inloggegevens ontvangen en wilt van start met Minox. Maar waar begint u?


Als u een Minox voor Windows adminstratie heeft die u in uw Minox Online licentie wilt gaan gebruiken,

leest u  hier: Conversie naar Minox Online   hoe u uw eigen administratie naar een Minox Online Administratie kunt converteren.


Aanmaken administratie

Klik bij ieder onderwerp op het vraagteken voor de bijbehorende Helppagina.

Administratie → Openen     (question)

Op basis van een van de standaard administraties, wordt een nieuwe administratie aangemaakt.
De volgende standaard administraties zijn aanwezig:

410         Standaardrekeningschema - volledig
411         Standaardrekeningschema - B.V.
412         Standaardrekeningschema - v.o.f.
413         Standaardrekeningschema - eenmanszaak

Open de gewenste basis-administratie.

Administratie → Aanmaken     (question)

Tab Algemeen

  • Kies optie 2 "Nieuwe administratie met overname gegevens zonder financiële mutaties"

Tab Administratiegegevens

  • = bijv. intern debiteurennr. van accountants-/administratiekantoor

Tab Basisgegevens

  • Alleen aanpassen indien niet met 12 maanden wordt gewerkt.
    Let op: Ook bij een kwartaal-aangifte van de OB, wordt doorgaans gekozen voor 12 perioden.

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie     (question)

Tab Algemeen

  • Zoek de bedrijfsnaam op in de KvK-database met behulp van <F4>
  • BTW-identificatienr. ingeven
  • E-mailadres: voor bijv. mails die betrekking hebben op Scan & Herken die betrekking hebben op Scan & Herken
  • KvK-nummer: ingeven

Tab Documenten

  • Lay-outs voor de diverse documenten instellen.
    Zie betreffende Quick Guides.

Tab BTW

  • Aangiftetype en Verzendwijze ingeven

Tab Verkoop

  • Eerste documentnummers voor de diverse documenten bepalen.

Onderhoud → Algemeen → Scan & Herken / UBL     (question)

Kies voor een van de Scan & Herken-abonnementen:

  1. Premium herkenning1
  2. Realtime herkenning1

ad 1  Premium herkenning

Standaard wordt het volgende e-mailadres aangemaakt:
12345678@minoxscan.nl (waarbij 12345678 = het KvK-nummer van de administratie).

Kies voor Premium herkenning.

Direct wordt de whitelist geopend met daarin in ieder geval het e-mailadres dat is ingetoetst in Basisgegevens administratie. De whitelist kan worden aangevuld.

ad2  Realtime herkenning

Er is geen sprake van een zgn. whitelist (zoals die van toepassing is bij keuze B, Premium herkenning).

  • Vink onderaan de optie "Realtime Scan & Herken" activeren
  • Maak tenminste 2 extra E-mailboxen aan


Belangrijk:

Maak, ongeacht welke soort herkenning u gebruikt, extra e-mailadressen aan om in te sturen (in ieder geval een extra e-mailadres voor het insturen van verkoopfacturen). Bijvoorbeeld:

Per e-mailadres wordt de soort herkenning (Premium of Realtime) bepaald.

Onderhoud → Koppelingen → Factuurconnectie                                                              

Voor facturen, die periodiek kunnen worden opgehaald bij een leverancier, kan een koppeling worden gemaakt met Factuurconnectie.
Bijvoorbeeld voor Bol.com, Essent, KPN e.d.
Eenmalig dient de gebruikersnaam en het wachtwoord te worden opgegeven.

Onderhoud → Koppelingen → Bankenkoppeling                                                               

Tab Bankenkoppeling

  • Klik op Koppelen / aanpassen


Onderhoud → Koppelingen → Scan & Herken app 

Tab Scan & Herken app

  • Toets het E-mailadres van de cliënt in.
  • Klik op Gebruiker aanmaken.
  • De cliënt volgt de aanwijzingen in de mail op.

App op telefoon

  • Administratie aanmaken:
    Naam
    KvK-nummer

Inkomend e-mailadres
Uitgaand e-mailadres = adres dat is ingesteld in Onderhoud → Algemeen → S&H

  • Toevoegen aan startscherm telefoon

 *  Uitgebreide informatie over de Bizcuit-app staat in de help van Minox; support.minox.nl

Onderhoud → Algemeen → Dagboeken                                                                              

Maak dagboeken aan voor de banken die worden gebruikt, of pas deze aan indien deze al aanwezig zijn.

Tab Kas/Bank

  • IBAN
  • BIC

Onderhoud → Crediteuren                                                                                                      

Maak de volgende crediteurennummers aan voor het insturen van de volgende documenten:

Crediteurnr.      Document                          K.v.K.-nr.
50000                Kas                                    99999999
50001                Pin                                     99999998
50002                Declaratie                           99999996
50003                Inkoopverklaring                 99999995

Deze crediteuren kun je ook in je standaard administratie opnemen.


Taken → Boeken                                                                                                                         

Open dagboek BB - Beginbalans en toets in ieder geval de saldi in van:

  • Kas
  • Bank
  • Openstaande posten debiteuren
  • Openstaande posten crediteuren

Overzicht van de functietoetsen tijdens het boeken                                                                


Basisadministratie aanpassen

Zoals in de voorgaande pagina beschreven, is het handig om bij Onderhoud Crediteuren een aantal vaste crediteuren op te nemen in de basisadministratie.

Zo kunt u de basisadministratie aanpassen op de wensen van uw eigen kantoor. De volgende instellingen zijn daarbij handig:

Onderhoud → Grootboek                                                                                                         

Kies voor de RGS-mapper.
Op basis van mappings die door andere gebruikers zijn gedaan, kunnen alle rekeningen met een 100% match, worden bevestigd.
Desgewenst kunnen de mappings worden aangepast.

Onderhoud → Algemeen → Balans/WV-codes                                                                   

Pas de aanwezige Balans/WV-codes aan op uw kantoor.

Onderhoud → Algemeen → Betalingscondities                                                                  

Vul deze tabel aan met bijvoorbeeld condities voor:

  • Vooruitbetaling
  • Contant betaald
  • Per PIN betaald
  • Binnen 8 dagen
  • Wordt geïncasseerd

Onderhoud → Algemeen → Boekingsteksten                                                                      

Bijvoorbeeld de volgende boekingsteksten zijn handig:

       1      periode januari

       2      periode februari

       3      periode maart enz.

     41      eerste kwartaal

     42      tweede kwartaal

     43      derde kwartaal

     44      vierde kwartaal

     50      beginbalans

Taken → Scan & Herken                                                                                                           

Instellingen Scan & Herken voor Inkoop én Verkoop controleren. Vink in ieder geval de volgende opties aan:

  • Dagboekbladen aanvullen o.b.v. periode
  • Overnemen KvK-nummer

Taken → Verwerking bankmutaties                                                                                       

Instellingen Verwerking bankmutaties controleren. Vink in ieder geval de volgende opties aan:

  • Dagboekbladen aanvullen o.b.v. periode











  • No labels